Besluit  AGB raad van bestuur

Aanleiding

Tijdens de Raad van Bestuur van 26 mei 2025 werd zowel een nieuw huishoudelijk reglement als nieuw retributiereglement voor onze culturele vrijetijdsinfrastructuur goedgekeurd. Deze reglementen gaan pas in voege vanaf 1 januari 2026 en zijn op heden nog niet van toepassing.

Bij het invoeren van de tarieven in E2E, het online reservatiesysteem dat ook de basis vormt voor de opmaak van de contracten en facturen, kwamen nog een aantal afwijkingen naar boven. We wensen deze bij te sturen, zodat alles correct in onze backofficesystemen staat bij het effectief in voege gaan van de nieuwe reglementen. 

Feiten, context, argumentatie

Wat volgt zijn voorstellen om deze afwijkingen recht te zetten. 

 

Aanpassing openingsuren (= huishoudelijk reglement)

Nu zijn zowel de Corren als de Camme beschikbaar om te huren vanaf 8u00. Dit blijkt voor sommige gebruikers toch krap in functie van de voorbereiding van hun activiteit. Voor beide wensen we dit dus aan te passen naar 7u00. 

 

Aanpassingen tarieven (= retributiereglement)

1. Corren

• De keuken alleen wordt niet verhuurd (komt niet voor in de praktijk), kolom “keuken” wordt geschrapt, de kolom “cafetaria” wordt “cafetaria, incl. keuken”
• Tarief voor privé-feesten voor de cafetaria, incl. keuken. Dit is enkel mogelijk voor categorie B, maar het tarief is nog steeds heel laag, het blijft een gunst om een gemeenschapscentrum te mogen gebruiken voor privéaangelegenheden. Voorstel is om dit tarief op te trekken van €13 naar €21/uur.
• Tarief Foyer: hier is er bij de berekeningen een fout ingeslopen voor wat betreft het tarief voor categorie C. Hier werd de factor x2,5 niet correct toepast. Dit werd rechtgezet. De tarieven voor categorie A en B zijn wel correct, deze blijven dus behouden.
• De tarieven voor het gebruik van de Foyer en het Polyvalente Lokaal werden principieel gelijkgetrokken. Echter werd dit enkel toegepast voor het uurtarief voor de categorie “culturele voorstelling”. Dit wordt doorgetrokken naar alle andere categorieën en periodiek gebruik, steeds in het voordeel van de gebruiker (=laagste tarief).
• Voor de cafetaria werd er voor het periodiek gebruik wel een nieuwe berekening toegepast, terwijl dit van de andere zalen gelijk bleef ten opzichte van de oude tarieven. Voorstel is om dit ook terug recht te zetten. Concreet betekent dit voor categorie A een aanpassing van €563/jaar naar €375/jaar in het voordeel van de gebruiker. Dit wordt ook toegepast voor de categorieën B en C.

 

2. Camme

• Er geldt een afwijkend tarief voor de zolder (€4/uur) ten opzichte van de 2 andere zalen (€3/uur). Voorstel is om deze tarieven voor de 3 zalen apart gelijk te trekken: (€3/uur). Ook voor het periodiek gebruik worden deze gelijkgetrokken.
• Het tarief voor hele complex is niet correct, is het zelfde als van 1 zaal. Dit moet ook worden rechtgetrokken. Voorstel is om de optelsom van de 3 zalen apart te hanteren, zij het met een korting (analoog met korting 50% korting op oude derde dagdeel = 50% op de derde zaal)

• Type verhuur Cat A en gebruikers CAT A per uur = €7,5
• Type verhuur Cat A en gebruikers CAT A periodiek = €625
• Weekendtarief: dit was mee herleid naar uurtarieven, maar moet terug naar het oude forfaitaire bedrag per weekend
• Bij categorie “klaarzetten”: ook “opruimen” toevoegen

 

Drank (= retributiereglement)

Voor volgende zaken, die wel af en toe voorkomen, zijn er in het reglement geen concrete sancties voorzien. Hierdoor moeten we op dit ogenblik bij een overtreding gaan bepalen welke sanctie we opleggen en voor welke grootorde. Dit is een zeer subjectief gegeven en eigenlijk ook niet correct gezien niet opgenomen in het reglement. Het zou veel eenvoudiger zijn mocht dit vaststaan, zodat we dit eenduidig kunnen toepassen.

 

1. Niet-consumptie:

We zijn als AGB verplicht om de zaal aan te bieden met drank, het gebeurt echter dat een gebruiker niet consumeert. Dit gebeurt in de praktijk enkel bij de huur van zalen om te vergaderen of het geven van workshops. Bij alle andere activiteiten is dat niet het geval. Indien er dan geen consumptie genoteerd wordt op het drankenformulier, dan is er eerder een vermoeden van het meebrengen van eigen drank. Dit wordt dan verder door de bevoegde dienst onderzocht.

Voorstel: We behouden de huidige regel: “Bij de huur van de polyvalente zaal en de vergaderlokalen zijn standaard 2 grote flessen plat water inbegrepen.” Deze wordt nu zo toegepast, maar dit wordt nu ook expliciet in het retributiereglement vermeld.
Wanneer er wel drankverbruik is, dan zullen deze 2 flessen in mindering gebracht worden op de factuur.

Idem voor de Camme, voor alle lokalen.

 

 2. Niet naleven van de drank afname via AGB:

Sommige gebruikers schenken, ondanks een verbod dat via meerdere kanalen en op verschillende tijdsstippen wordt gecommuniceerd, toch nog dranken die niet op de drankenlijst van het AGB staan. In de praktijk gebeurt dit, hoewel steeds minder, voornamelijk bij eetfestijnen, waarbij er o.a. aperitieven, wijn of digestief worden geschonken die niet op onze kaart staan.

Voorstel: Om gebruikers te ontraden om zelf een deel van hun eigen drank te serveren, willen we hierop een grote geldboete zetten. We stellen ook voor om deze boete toe te passen ongeacht wat en welke hoeveelheid ze serveren om te vermijden dat we hier ook weer subjectief een waarde aan moeten koppelen. De regels zijn duidelijk en worden ook veelvuldig gecommuniceerd. Indien deze boete ook effectief zal toegepast worden, dan zal dit ook zeer uitdrukkelijk gecommuniceerd worden.

Voorstel bedrag: €500 bij overtreding

Dit geldt ook nog steeds als een overtreding die zal worden bekrachtigd op een DC, 2 overtredingen binnen de 3 kalenderjaren betekent 1 jaar effectieve uitsluiting. 

We kiezen bewust niet voor een onmiddellijke uitsluiting omdat dit gebruiker onmiddellijk heel hard treft. We zijn van mening dat 1 “waarschuwing” moet kunnen, maar dat we daarna onverbiddelijk moeten zijn.

 

 

Deze voorstellen werden reeds vertaald naar 2 aangepaste reglementen, die als bijlage werden toegevoegd:

20251009_Huishoudelijk_reglement_culturele_infrastructuur_1ste_aanpassing

20251009_Retributiereglement_culturele_infrastructuur_1ste aanpassing

Ook de oude reglementen werden als bijlage toegevoegd.

 

Concrete aanpassingen:

-            Aanpassing van de openingsuren: aangepast in artikel 2 van het huishoudelijk reglement

-            Aanpassingen m.b.t. de tarieven: werden in de tariefmatrix van het retributiereglement aangepast

-            Aanpassing m.b.t. de dranken: volledig nieuw hoofdstuk (4) toegevoegd in het retributiereglement

 

 

Bij akkoord, keurt de Raad van Bestuur de aangepaste reglementen goed. Deze gaan nog steeds in voege vanaf 1 januari 2026.

Juridische overwegingen

Raadslid Alen Cilic zal zich onthouden tijdens de behandeling van dit agendapunt.