Het speelpleinreglement is reeds lange tijd niet meer in detail onder de loep genomen. Naar aanleiding van de verplaatsing van de speelpleinwerking van de Piramideschool in Steenokkerzeel naar de speelpleinlokalen in Perk, dient het speelpleinreglement daarnaast ook aangepast te worden naar de huidige werking. De jeugddienst stelt daarom volgend gereviseerd speelpleinreglement voor.
Het reglement blijft grotendeels hetzelfde, maar er zijn wel enkele veranderingen:
1. Opsplitsing in twee reglementen
Het laatste goedgekeurde speelpleinreglement bestaat uit één deel waarin zowel een onderdeel voorzien is voor de klant (ouders) als een onderdeel in verband met de animatoren. Aangezien het niet logisch is dat de klant de bepalingen met betrekking tot de aanstelling van onze animatoren terugvindt in het reglement (verloning, kandidaatstelling, werkuren, uitbetaling,...), stelt de jeugddienst voor dit op te splitsen in:
1. Algemeen reglement gemeentelijke speelpleinwerking 'De Winny's'
Dit reglement zal worden gebruikt naar de klant en buitenwereld toe.
2. Reglement gemeentelijke speelpleinwerking 'De Winny's' - animatorenbeleid
Dit reglement zal worden gebruikt naar de (kandidaat-)animatoren toe.
2. Wijziging annulatiebeleid
Het huidige reglement stelt dat ouders tot 24u op voorhand een speelpleindag kunnen annuleren. Dit houdt ook in dat ouders kunnen aanvragen om deze speelpleindag te verzetten naar een andere dag binnen het huidige kalenderjaar. Dit zorgt voor enkele problemen:
- Ouders maken gewillig gebruik van deze optie en boeken op voorhand een hele resem dagen in om dan kort tegen de ingeschreven dag te beslissen of hun kinderen al dan niet komen. De dag(en) die niet meer nodig zijn dienen dan verplaatst te worden. Deze ouders recupereren daardoor hun eigen dag wel, maar wanneer ze gebruik maken van de 24u-regel, is het vaak te laat om nog kinderen van de wachtlijst door te schuiven (bijvoorbeeld tussen vrijdagmiddag en zondag voor een speelpleindag op maandag of dinsdag). Dit zorgt er dan voor dat er 1) een plaats niet wordt ingevuld op een speelpleindag: een kindje dat niet aanwezig is en 2) dat er een kindje van op de wachtlijst niet naar het speelplein kon komen op diezelfde dag.
- Dit systeem zorgt voor een bepaalde ongelijkheid: voor ouders die het financieel niet breed hebben is het moeilijk om vb. onmiddellijk een plekje te betalen voor alle dagen in krokus-, paas- en zomervakantie. Mensen die het financieel breder hebben kunnen hierin gerust gebruik maken van het systeem, hun kind inschrijven voor alle dagen van deze vakanties en dan de 24u-regel toepassen. De niet-gebruikte, geannuleerde dagen worden dan verplaatst naar vakanties zoals de herfst- kerstvakantie.
- De administratieve rompslomp die hieraan vasthangt is immens, aangezien dit allemaal handmatig wordt bijgehouden. In de zomervakantie (wanneer er nog geen administratieve kracht werkzaam was op de dienst Vrije Tijd) is dit door de jeugddienst bijgehouden en kwam dit neer op +- 10u per week die gespendeerd werd aan administratie (mailverkeer, telefoons, annulaties en inschrijvingen, ziektes, ...) en opvolging in het kader van het speelplein.
De Jeugddienst stelt voor om een ander annulatiebeleid te hanteren zodat er een groter engagement gecreëerd wordt bij de ouders en om te zorgen dat er niet in het wilde weg wordt ingeschreven, maar dat enkel de plaatsen worden gereserveerd die nodig zijn. Dit scenario vermindert daarnaast ook de hoeveelheid administratie. Dit annulatiebeleid ziet er als volgt uit:
- Ten laatste 2 weken voor de start van een speelpleinvakantie contacteren de ouders de Jeugddienst per mail om afwezigheden om een andere reden dan ziekte te melden.
- Wanneer dit op tijd gebeurt (meer dan 2 weken voor de speelpleinvakantie), wordt er 50% van het bedrag terugbetaald. Dagen verplaatsen is niet mogelijk.
- Gebeurt de annulatie tijdens de 2 weken voor de speelpleinwerking, dan wordt er niets terugbetaald.
- Indien een kind afwezig is om een andere reden dan ziekte tijdens een speelpleindag waarop hij/zij was ingeschreven, dan wordt er niets terugbetaald.
- Er worden geen boetes meer gehanteerd bij afwezigheid.
3. Kleinere wijzigingen
Kleinere wijzigingen omvatten vb. het weglaten van de indeling in groepen, gedetailleerde dagindeling (vindt in de praktijk nog plaats, maar wordt niet meer in detail opgenomen om hiermee flexibel te kunnen omgaan), e.a. en de volgorde van artikels is aangepast in functie van samenhang en logische volgorde.
De vooropvang van de speelpleinwerking startte tot nu toe om 7u 's ochtends. Na evaluatie en bespreking met animatoren en opvangbegeleiders over voorgaande vakantieperiodes, blijkt dat de tijd tussen 7u en 7u30 door de meeste ouders niet benut wordt. Het gaat sporadisch om 2 à 3 kinderen die er in de grote vakantie wel gebruik van maken, in de kleine vakanties wordt dit opvangmoment meestal niet gebruikt. Hiertegenover staat dat er tussen 7u en 7u30 wel altijd al 1 hoofdanimator en 2 opvangbegeleiders betaald worden om aanwezig te zijn. Dit is in principe niet nodig. In het nieuwe reglement is er daarom voor gekozen om de speelpleinwerking vanaf 7u30 te laten starten.
4. Communicatie
De vernieuwing van dit speelpleinreglement zal na goedkeuring door het college en de gemeenteraad breed worden gecommuniceerd via Den Beiaard, sociale media en op het speelplein zodat ouders op de hoogte zijn van veranderingen die door het nieuwe reglement zullen ingaan.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
De Jeugddienst geeft een positief advies voor de goedkeuring van beide reglementen in functie van de speelpleinwerking.
De jeugdraad geeft een positief advies voor de goedkeuring van beide reglementen in functie van de speelpleinwerking.
Hier staan geen budgetwijzigingen tegenover.
De gemeenteraad gaat akkoord met:
1. het algemeen reglement gemeentelijke speelpleinwerking 'De Winny's'.
2. het reglement gemeentelijke speelpleinwerking 'De Winny's' - animatorenbeleid.